Procesontwerp: beter handelen met meer gemak
Routinewerk in grote organisaties wordt doorgaans strak uitgedacht en in vaste aanpakken gegoten. Dat is het domein van procesontwerp. Routinewerk maakt twee ideeën aantrekkelijk: 1) specialisatie – werk opsplitsen tot elementaire activiteiten en die aan aparte specialisten toekennen, en 2) optimalisatie – de beste routering tussen en equipering van alle “werkstations” bepalen. Een hulpmiddel dat vaak bij procesontwerp wordt gebruikt is het procesdiagram.
Verschillende vormen van de blokken geven extra informatie over wat iets in het proces is: een start- of eindpunt van een proces, een handeling, een beslissing, een document, et cetera. Zo wordt voor iedereen duidelijk wie wat waar wanneer en in welke volgorde doet, registreert, beslist, of doorgeeft aan een een ander in het proces.
Deze schema’s komen van pas als je een nieuwe routine wilt ontwerpen, of als je een bestaand proces wilt verbeteren. Je kan dan optekenen hoe je de dingen nu doet, en je kan het ideaalbeeld schetsen dat je vervolgens kan implementeren.
Ook kan je dergelijke schema’s gebruiken om alle benodigde middelen te inventariseren. Hiervoor kan je op een gelaagde manier steeds meer detail aan handelingen geven. Zo is “ei bakken” een deelhandeling in het proces “ontbijt maken”. Maar als je inzoomt op die deelhandeling, bestaat deze ook weer uit deel-deelhandelingen: pan pakken, olie erin doen, et cetera. Als je op dat meest concrete niveau bent beland, kan je een matrix maken, met in de kolomkoppen die concrete stappen, en in de rijen kan je inventariseren wat je aan materieel, ingrediënten, hulpstoffen, arbeidstijd kennis en skills nodig hebt. Deze inventarisatie kan je consolideren voor de hoeveelheid eieren die je in een periode denkt te gaan bakken (mogelijk vele duizenden als dit je business is), zodat je heel precies weet wat je daarvoor allemaal aan middelen, waaronder human resources, nodig hebt.
Met zulke schema’s kun je dus veel verhelderen en visueel samenvatten. Ook kan procesontwerp helpen om meer systematiek en discipline aan te brengen in activiteiten die weliswaar broodnodig zijn, maar die doorgaans vooral in kleine bedrijven en bij zzp’ers niet erg systematisch worden aangepakt, zoals marketing en sales. Die worden vaak erg ad hoc uitgevoerd, terwijl het bijvoorbeeld juist bij sales kan lonen om dat strakker procesmatig aan te pakken. En zo kan procesontwerp je ook in die hoek helpen om je bedrijfsprestaties op een hoger niveau te trekken.
De SpeedMBA e-cursus is live!
Alles van business leren in je eigen tijd? Bestel dan snel de SpeedMBA
online cursus!
