Systematisch productief: Getting Things Done
Een eerder artikel vatte een pakkend boek over daadkracht samen. Maar voor velen is dat gemakkelijker gezegd dan gedaan. David Allen maakt het nog wat “hanteerbaarder” met z’n bestseller Getting Things Done. Dit artikel vat niet zozeer het hele boek samen, maar wel de belangrijkste systematiek achter daadkracht. Om die systematiek goed te plaatsen eerst een blik op wat er misgaat. Mensen ervaren vaak een doorlopende druk omdat “er nog zoveel moet”. David Allen stelt dat veel productiviteitsverlies te wijten is aan de druk van onze eigen gedachten. Die gedachten zorgen er immers voor dat we niet bezig zijn met wat er nog moet, maar met mijmeren over wat er nog moet. En niet eens scherp, zodat het niet eens écht duidelijk is wat je dan allemaal moet doen. Het kan bv lijken dat “een website maken” behoorlijk concreet is, maar dit zit totaal nog niet op het niveau van écht concrete handelingen. Het wat is soms wel helder, maar het hoe (waar het bij handelen op aankomt) blijft schimmig. We laten onze aandacht verdringen door een zeurende verzameling “onaffe mentale reminders”. Die dringen zich steeds op, en concurreren regelrecht met de aandacht die je nodig hebt voor productiviteit. Gevolg: [1] een wirwar in je hoofd, en [2] geen echte duidelijkheid over uit te voeren handelingen. We maken van ons brein een blurry stoorzender voor ons eigen handelen. Allen zegt daarom: leg een extern geheugen aan in de vorm van georganiseerde lijsten voor “alles wat nog moet”. Dat ontlast je gedachten/aandacht, en dwingt je preciezer te worden. Met die lijsten weet je dat alles rustig op je ligt te wachten, georganiseerd en verduidelijkt, en heb jij je aandacht vrij, voor vers van de lijsten gehaalde, gerichte handelingen. 
De belangrijkste richtlijnen hiervoor zijn: Schrijf alle taken die zich opdringen op (hoe je dit voor het allereerst doet volgt na deze opsomming). Het moet gaan om concrete activiteiten: een follow-up op een e-mail, een lijstje ophangen, iemand voor een klus inhuren, je boek schrijven. Als iets niet duidelijk is, is de concrete activiteit het uitzoeken ervan. Maak een aparte doorlopende lijst van taken die je in een overzichtelijke werksessie kan afronden en taken die een grote verzameling activiteiten impliceren. Die laatste vormen je projectenlijst (bv boek schrijven of website maken). Breng in de stortvloed van activiteiten een zinvolle categorisering aan. Bepaal wat activiteiten zoal gemeen hebben (bv bellen/uitzoeken/kopen, of: werk/huis/sociaal). Zet per categorie de urgentere activiteiten bovenaan. Als iets binnen twee minuten kan, doe het dan gewoon meteen. Ook als het om meerdere van die activiteiten gaat: reserveer eens een uur om dertig van die items weg te ruimen. Zo niet: plan het per dag, maak er werksessies van, en bekijk of bepaalde activiteiten binnen of tussen categorieën handig te combineren zijn. Echt geconcentreerd effectieve mensen doen dit in (zelf gekozen) vaste blokjes, bv ochtend / vroege middag / late middag, of zelfs per half uur. Blok regelmatig tijd in je agenda voor de projectenlijst en werk deze per project stapsgewijs uit in steeds concretere activiteiten, die onder de juiste categorieën weer op je doorlopende lijst verschijnen. Heb de lijsten altijd bij je (er komen doorlopend activiteiten bij), en werk wanneer je maar kunt dingen af (bijvoorbeeld tijdens het wachten op de bus of bij de kapper). Plan dag-, week- en maandreviews in om de lijsten bij te werken (aanvullen, wijzigen, schrappen). Om een vliegende start met deze systematiek te maken en je hoofd helemaal vrij te krijgen kun je alle domeinen van je leven nagaan om te bedenken of daar nog iets ligt “waar je wat mee moet”. De manier waarop je dit systematisch inventariseert kun je zelf kiezen, maar draait om “domeinen” van je leven. Je kunt beginnen bij al het materiële om je heen (moet ik nog iets met die kast, met mijn bureau, met die en die ruimte?), bij alles in je computer, richting het immateriële zoals relaties en grote wensen (wat categorieën in je lijsten kunnen zijn). Deze start leidt waarschijnlijk tot een lijst van honderden items, die je via bovenstaande richtlijnen kunt aanpakken. Dat geeft binnen een maand al een waanzinnig opgeruimd gevoel. De kunst is om de lijsten steeds overzichtelijker en relevanter te maken. Go get things done!
De belangrijkste richtlijnen hiervoor zijn: Schrijf alle taken die zich opdringen op (hoe je dit voor het allereerst doet volgt na deze opsomming). Het moet gaan om concrete activiteiten: een follow-up op een e-mail, een lijstje ophangen, iemand voor een klus inhuren, je boek schrijven. Als iets niet duidelijk is, is de concrete activiteit het uitzoeken ervan. Maak een aparte doorlopende lijst van taken die je in een overzichtelijke werksessie kan afronden en taken die een grote verzameling activiteiten impliceren. Die laatste vormen je projectenlijst (bv boek schrijven of website maken). Breng in de stortvloed van activiteiten een zinvolle categorisering aan. Bepaal wat activiteiten zoal gemeen hebben (bv bellen/uitzoeken/kopen, of: werk/huis/sociaal). Zet per categorie de urgentere activiteiten bovenaan. Als iets binnen twee minuten kan, doe het dan gewoon meteen. Ook als het om meerdere van die activiteiten gaat: reserveer eens een uur om dertig van die items weg te ruimen. Zo niet: plan het per dag, maak er werksessies van, en bekijk of bepaalde activiteiten binnen of tussen categorieën handig te combineren zijn. Echt geconcentreerd effectieve mensen doen dit in (zelf gekozen) vaste blokjes, bv ochtend / vroege middag / late middag, of zelfs per half uur. Blok regelmatig tijd in je agenda voor de projectenlijst en werk deze per project stapsgewijs uit in steeds concretere activiteiten, die onder de juiste categorieën weer op je doorlopende lijst verschijnen. Heb de lijsten altijd bij je (er komen doorlopend activiteiten bij), en werk wanneer je maar kunt dingen af (bijvoorbeeld tijdens het wachten op de bus of bij de kapper). Plan dag-, week- en maandreviews in om de lijsten bij te werken (aanvullen, wijzigen, schrappen). Om een vliegende start met deze systematiek te maken en je hoofd helemaal vrij te krijgen kun je alle domeinen van je leven nagaan om te bedenken of daar nog iets ligt “waar je wat mee moet”. De manier waarop je dit systematisch inventariseert kun je zelf kiezen, maar draait om “domeinen” van je leven. Je kunt beginnen bij al het materiële om je heen (moet ik nog iets met die kast, met mijn bureau, met die en die ruimte?), bij alles in je computer, richting het immateriële zoals relaties en grote wensen (wat categorieën in je lijsten kunnen zijn). Deze start leidt waarschijnlijk tot een lijst van honderden items, die je via bovenstaande richtlijnen kunt aanpakken. Dat geeft binnen een maand al een waanzinnig opgeruimd gevoel. De kunst is om de lijsten steeds overzichtelijker en relevanter te maken. Go get things done! De SpeedMBA e-cursus is live!
Alles van business leren in je eigen tijd? Bestel dan snel de SpeedMBA
online cursus!
Bestel ook het boek!