Lean: business-verbetering voor gevorderden
LEAN (oorspronkelijk Lean Production) zit in de hoek van bedrijfsverbetering. Het gaat om efficiëntie, door minder verspilling, en meer flow. Ultrakort samengevat is dit Lean:
- DOEL: doe meer met minder (voorraad, tijd, ruimte, investering, etc)
- OPLOSSING: reduceer verspilling en creëer flow in processen en organisatie
- AANPAK: identificeer verspilling, en verbeter activiteiten, plus organisatie en omgeving ervan
MINDER VERSPILLING
Lean wijst je op de vele soorten verspilling die aan de orde kunnen zijn. Met het acroniem “DOWNTIME” kun je allerlei vormen inventariseren (dit is een prima onthoudbare afkorting, omdat het woord zelf een vorm van verspilling is):
Defects: procesdefecten, of output die niet goed genoeg is voor de markt
Over-production: dingen “alvast” maken hoewel er nog geen vraag voor is
Waiting: alles & overal waar iets stil ligt
Non-utilization: ongebruikte of gelet op de benutting te dure productiemiddelen
Transportation: slechte routing van spullen (ruimte) of info (tijd)
Inventory: overtollige inkopen (grond- en hulpstoffen), tussenvoorraden
Motion: onnodige verplaatsing van mensen
Excess Processing: overbodige activiteiten
Er is geen precieze indeling of naamgeving (een ander acroniem met andere woorden is TIMWOOD); bovendien kunnen de categorieën elkaar soms deels te overlappen. Maar het gaat erom dat het helpt gestructureerd na te denken over verspillingen. Die kunnen op erg veel plaatsen zitten; verspilling heeft veel mogelijke oorzaken, zoals matig procesontwerp, slechte communicatie, enzovoorts. Al deze aanwijzingen kunnen je helpen om, bijvoorbeeld in een workshop met kernmedewerkers, jouw mogelijke verspilling in kaart te brengen, te zoeken naar de root causes, te elimineren, en zo meer Lean te worden.
MEER FLOW
Lean benadrukt het belang van “flow”. Het ontbreken ervan leidt tot onbalans in je organisatie en processen: het gebruikelijke gegeven dat je ergens in je proces met te hoge druk zit, terwijl het elders stilstaat. Dit is voor Lean beide schadelijk. Als iets (of iemand) door onbalans stilstaat, is het gedurende die tijd ongebruikt. Het kapitaal dat hierin is opgesloten rendeert dan niet (= weggooien van geld), en staat bovendien alleen maar bloot aan risico’s. Als er omgekeerd te hoge druk op iets/iemand staat is dit schadelijk voor de resource in kwestie (zeker het toekomstig gebruik ervan).
Maar met goede flow alleen ben je er nog niet: je kunt een perfecte flow in een overbodig lang proces hebben. En je kan nog steeds met onnodige middelen zitten als je deze verspilling nog niet goed hebt aangepakt. De kunst ten aanzien van flow is daarom een optimaal ontwerp van:
- Activiteiten die überhaupt wel/niet uitgevoerd moeten worden. Maak beschikbare tijd vrij door overbodigheden in activiteiten weg te snijden (elimineer “non-value adding activities”).
- Organisatie van die activiteiten in strakke processen. Optimaliseer hoe alle activiteiten gerelateerd zouden moeten zijn (werk aan optimale flow charts).
- Werkomgeving van die processen. Creëer orde en een betere omgeving (bv met de 5s-principes).
Lean biedt een enorme bak aan conceptuele tools om gerichtere inventarisaties en analyses te maken. De paar genoemde items zijn dus zeker niet alles wat er is, maar het draait wel om deze set van oplossingsrichtingen. Daar kan je met je gezonde verstand dus alvast mee aan de slag.
De SpeedMBA e-cursus is live!
Alles van business leren in je eigen tijd? Bestel dan snel de SpeedMBA
online cursus!
