Productiever in een Lean werkomgeving

In de hoek van kwaliteitsverbetering is “Lean Production” (kortweg “Lean”) één van de Grote Concepten. Toyota was er pionier mee, en het was primair voer voor grote organisaties met fysieke massaproductie. Door de grote resultaten wordt steeds breder gekeken naar toepassing van de principes – wat ook prima gaat.

Lean gaat over het reduceren van verspilling en het creëren van flow. Zonder dat hier verder te specificeren zijn er verschillende setjes ideeën die daar bij kunnen helpen. Eén van die sets betreft de inrichting van de werkplek, aan de hand van 5S: vijf woorden die met een S beginnen (tussen haakjes de oorspronkelijke term):

1. Sort (seiri): maak een onderscheid tussen nodig/onnodig; verwijder dat laatste.
2. Set (seiton): zet het nodige in de juiste volgorde, duidelijk aangegeven, op de juiste plaats.
3. Shine (seiso): houd alles schoon, geordend en goed onderhouden.
4. Standardize (seiketsu): routiniseer de vorige 3S’en, zet er normen voor.
5. Sustain (shitsuke): verbeter de routine van de vorige S.

Goed beschouwd gaan dus maar drie S’en om de omgeving; de laatste twee gaan om de manier waarop je daar mee omgaat. Nu kan het lijken alsof dit alleen voor productiewerkplaatsen met gereedschappen en goederen relevant is, maar het gaat ook heel goed op voor mensen die vooral achter een computer zitten. Een kleine illustratie aan de hand van de 3 “kern-S’en”, en dan vooral waar het misgaat (wat licht werpt op wat er beter kan).

1. Sort-dwalingen. Thuis werken en (daardoor) huishoudelijke dingen gaan doen. Zinloze rapporten en achtergrondmaterialen bewaren temidden van de bestanden die je écht nodig hebt. Regelmatig niet-werkgebonden websites en emails bekijken. Onnuttige mails bewaren en zelfs in je inbox houden.
2. Set-dwalingen. Een zwakke folderstructuur met wildgroei laten ontstaan (of helemaal niet archiveren en bestanden die via email kwamen daar laten staan). Je passwords en inlogcodes op allerlei verschillende plekken bewaren. Rommelige administratie. Documenten een slechte naam geven. Een totaal ongestructureerde to-do list (of een fuzzy list in je hoofd).
3. Shine-dwalingen. Oude documentversies in je computer bewaren. Computer nooit opschonen. Relevante updates negeren. Niet gesynchroniseerde zaken (bv agenda’s of bestanden) hebben. Slordigheden in bestanden laten (be)staan.

Stel jezelf dus altijd de vragen: 1) kan ik overbodige elementen in mijn werkomgeving wegwerken, 2) is dat wat ik nodig kan hebben onmiddellijk beschikbaar, 3) is dat wat ik nodig kan hebben in goede conditie. Om te voorkomen dat je willekeurige, eenmalige acties onderneemt zijn er de andere twee S’en. En vermoedelijk zijn veel van de voorbeelden van wat er allemaal mis kan gaan voor velen herkenbaar. Maak een lijst met per “S” 2 of 3 dingen die mis zitten. Pak iedere week minstens een punt aan; die tijd gaat zich terug betalen. Maak ruimte voor Lean!

NIEUW: de e-course over ALLES van BUSINESS

Leer alles van business in je eigen tijd, wanneer jij wilt en krijg compleet bedrijfsbegrip!