De 2 domeinen van Persoonlijke Effectiviteit
Persoonlijke effectiviteit is als onderwerp vaste prik in ieder leiderschapsrogramma, en de boeken erover vliegen de deur uit. Maar wat heeft persoonlijke effectiviteit nou om het lijf? Kortweg komt het neer op effectief handelen en effectief communiceren, waarbij “het gewenste bereiken” de leidraad voor effectiviteit is.
Effectief handelen: manage je handelingsfocus, prioriteiten, activiteiten en tijd
Covey stelde in zijn tweede en derde eigenschap van effectieve mensen dat je heldere doelen moet hebben en je niet van de wijs moet laten brengen in het werken daaraan. Waar je steeds beter in moet proberen te worden is je management rond:
- Handelingsfocus. Veel mensen hebben wel een wens of ambitie (“rijk worden“), maar weten er geen handen en voeten aan te geven. Dan kun je uiteraard ook niet handelen. Het concreet maken van grote doelen is cruciaal voor het stoppen met dromen en starten met realiseren. Je moet de grote wens ontleden in delen, die op hun beurt ook weer ontleed kunnen worden, tot het niveau waarop je daadwerkelijk bezig bent.
- Prioriteiten. President Eisenhower zei: het belangrijke is zelden urgent, het urgente zelden belangrijk. Hiermee kan je een interessante matrix maken om jouw palet aan bezigheden genadeloos te beoordelen. Inventariseer een week lang waar je je tijd feitelijk aan besteed en plot het in de matrix. Doe je niet wat veel dingen die je zelf onbelangrijk vindt? Doe het belangrijke en urgente, plan (reserveer tijd voor) het belangrijke en niet-urgente, delegeer het onbelangrijke en urgente, en verminder/elimineer het onbelangrijke en niet-urgente.
- Activiteiten. We moeten altijd nog duizend dingen doen, en dat heeft een verlammend effect. Breng orde en rust aan met een activiteitensysteem. Getting Things Done van David Allen is er een voorbeeld van.
- Tijd. Dit lekt weg; het vult zichzelf voor je op als jij er niet iets actief mee doet. Ga dus actiever met de tijd om door strakker te plannen. Maak alles time-bound, en schets iedere dag een planning van wat je die dag gaat doen. Als je ongestoord aan iets moet werken gebruik dan de “pomodorotechniek”: werk 25 minuten met volle focus; sta geen enkele afleiding toe. Neem dan 5 minuten tijd voor wat je maar wilt (koffie halen, wc, mailcheck), en ga dan een nieuwe cyclus in.
Effectief communiceren: mobiliseer de ander richting het gewenste
Effectief zijn is het gewenste bereiken, en “het gewenste” is vaak bij de ander bereiken wat je beoogt – inwilliging van een verzoek, oplossen van een conflict, enthousiasme voor je voorstel, een betere deal. Dat kan deels via effectief communiceren. Omdat wat je kunt willen bereiken met communicatie sterk kan verschillen, zijn er veel gespecialiseerde benaderingen voor uiteenlopende soorten communicatie. Denk aan:
- Uitleggen of argumenteren; dit kan handig zijn om een plan, project of onderzoek helder te maken voor stakeholders – hierbij kan onder andere Minto’s piramidestructuur helpen.
- Overtuigen; dit kan handig zijn bij marketing & sales – hierbij kunnen Cialdini’s beïnvloedingstactieken helpen.
- Motiveren of inspireren; dit kan handig zijn om mensen ergens toe in beweging te zetten of aan je te binden – hierbij kan Neuro-Linguïstisch Programmeren je mogelijk helpen.
- Levelen of neutraliseren; dit is handig bij het uit de wereld helpen van onvrede, onwil en conflicten – bijvoorbeeld met behulp van Transactionele Analyse.
- Onderhandelen; dit is handig bij contracten of afspraken – hierbij kan onder meer inzicht in speltheorie helpen.
Persoonlijke effectiviteit is in theorie niet moeilijk, maar in de praktijk erg weerbarstig. Immers: de hele wereld is een doorlopende verstoringsbron, en iedereen heeft zijn eigen plan. Maar gelukkig kan je er een leven lang beter in worden.
De SpeedMBA e-cursus is live!
Alles van business leren in je eigen tijd? Bestel dan snel de SpeedMBA
online cursus!
